Intake-Formulare.
Einwilligungen, Waiver und Kundendaten in einem Ablauf.
Erstelle Online-Intake-Formulare für Tattoo-Studios, Salons, PMU-Künstler und Piercing-Profis. Erfasse digitale Tattoo-Einwilligungen, Gesundheitscheck-Felder, Allergiefelder, Krankengeschichte, digitale Waiver, QR-Code-Unterschriften und Kundenprofil-Updates vor dem Termin.
Papier-Intake-Formulare sind eine tickende Zeitbombe
Ein verlorenes Intake-Formular, eine unleserliche Unterschrift, ein fehlendes Allergiefeld - und dein Studio ist ungeschützt. Papier-Einwilligungen sind ein Haftungsrisiko, das sich als Prozess tarnt.
Mittwoch
11:32 Uhr
Papier-Intake-Formulare gehen verloren oder werden beschädigt
Ein Kaffeefleck oder ein verlegter Ordner, und monatelang gesammelte Einwilligungen, digitale Waiver und Kundenfragebögen sind weg. Wenn es zum Streitfall kommt, hast du nichts in der Hand.Unleserliche Handschrift führt zu kritischen Fehlern
Kunden füllen Formulare hastig im Wartebereich aus. Allergien falsch geschrieben, Krankengeschichte-Felder übersprungen, Telefonnummern unleserlich - du triffst Entscheidungen auf Basis von Infos, die du nicht mal lesen kannst.Kein überprüfbarer Nachweis der Einwilligung
Ein Gekritzel auf einem Stück Papier hält nicht stand, wenn ein Kunde behauptet, nie über Risiken informiert worden zu sein. Ohne Zeitstempel oder digitale Verifizierung steht Aussage gegen Aussage.DSGVO-Verstöße durch Papierablage
Formulare in Aktenschränken ohne Zugangskontrolle, ohne Verschlüsselung und ohne Prüfprotokoll - ein Verstoß, der nur darauf wartet zu passieren, mit Bußgeldern von bis zu 4 % des Jahresumsatzes.Stunden verschwendet mit manueller Formularverwaltung
Intake-Formulare drucken, verteilen, einsammeln, abheften, durchsuchen, wenn du eins brauchst. Die ganze Zeit könntest du mit Kunden verbringen.
Ein fehlendes Formular ist Pech. Ein Muster ist ein Haftungsrisiko.
Was Intake-Formulare erfassen können
Nutze ein mobilfreundliches Intake-Formular für Kundendaten, Beratungsantworten, Gesundheitscheck, digitale Waiver und Unterschriften, die dein Termin wirklich braucht.
Gesundheitscheck-, Allergie- und Krankengeschichte-Felder
Die Felder, die vor einem Tattoo, PMU, Piercing oder einer chemischen Behandlung am wichtigsten sind - fest eingebaut, nicht auf einem Klemmbrett hingekritzelt.
- Hautzustand, Kontraindikationen und kürzliche Behandlungen, geprüft bevor der Termin beginnt
- Allergien gegen Farbe, Pigmente, Latex, Kleber, Nickel und Medikamente, klar für den Artist markiert
- Schwangerschaft, Stillzeit, Blutwerte und Medikamentenangaben
- Patch-Test-Nachweise und Risikoaufklärung vor dem Termin
- Ja/Nein- und Multiple-Choice-Felder, damit Antworten einheitlich sind statt Handschrift zu entziffern
- Jede Antwort wird ins Kundenprofil synchronisiert und ist vor dem nächsten Besuch bereit
Kundendaten
Starte jedes Intake-Formular mit den wichtigsten Informationen für dein Team vor der Buchung.
- Vollständiger Name, bevorzugter Name, Geburtsdatum und Kontaktdaten
- Notfallkontakt und bevorzugte Kommunikationsart
Bestandskunden müssen nicht jedes Mal das ganze Intake-Formular ausfüllen
Nachdem ein Kunde einmal ein Intake-Formular ausgefüllt hat, verknüpft inkStar die Antworten mit dem Kundenprofil. Beim nächsten Termin kann der Kunde gespeicherte Allergiefelder, Krankengeschichte-Felder, Kontaktdaten, Einwilligungspräferenzen und Waiver-Daten prüfen, bestätigen, dass alles aktuell ist, und nur geänderte Details anpassen. Dein Studio behält ein aktuelles Profil, ohne Stammkunden bei jedem Besuch dieselben Formulare erneut ausfüllen zu lassen.
Alles, was du für papierlose Intake-Formulare brauchst
Vom leistungsstarken Vorlagen-Editor bis zur verschlüsselten Speicherung mit vollständigem Prüfprotokoll - so ersetzt inkStar Papier-Intake-Formulare, Einwilligungen und digitale Waiver endgültig.
Individuelle Intake-Formular-Vorlagen
Erstelle ein Intake-Formular, das genau zu deinem Studio passt. Der Block-Editor lässt dich Textabschnitte, Checkboxen, Unterschriftsfelder, Datumsauswahl, Gesundheitscheck-Felder, Allergiefelder, Krankengeschichte-Felder, medizinische Fragebögen und digitale Tattoo-Einverständniserklärungen per Drag-and-Drop anordnen. Sortiere Abschnitte um, füge bedingte Logik hinzu und sieh in der Vorschau genau, was Kunden auf ihrem Handy sehen.
- Drag-and-Drop-Block-Editor mit Live-Vorschau
- Fertige Felder für Unterschriften, Allergien, Krankengeschichte und Gesundheitscheck
- Vorlagen duplizieren und versionieren, wenn sich Anforderungen ändern
Intake-Formulare pro Service
Weise verschiedenen Service-Typen verschiedene Intake-Formulare zu. Eine Tattoo-Sitzung braucht einen vollständigen medizinischen Fragebogen und eine Nachsorge-Vereinbarung. Eine Salon-Farbbehandlung braucht vielleicht Allergiefelder und Behandlungshistorie. Ein PMU-Touchup braucht vielleicht nur eine Fotofreigabe. Einmal einrichten, und das richtige Formular ist immer an der richtigen Buchung.
- Bestimmte Vorlagen mit bestimmten Service-Typen verknüpfen
- Mehrere Formulare pro Service bei Bedarf
- Automatisch angehängt bei Online-Buchungen
QR-Code-Unterschrift
Keine geteilten Tablets, keine Klemmbrettchen. Zeige einen QR-Code an deinem Tresen, auf dem Bildschirm im Wartebereich oder in der Buchungsbestätigung per E-Mail. Kunden scannen ihn mit ihrem Handy, füllen das Intake-Formular in Ruhe aus und unterschreiben mit dem Finger. Das Formular ist abgeschickt, bevor sie sich in den Stuhl setzen.
- Kunden nutzen ihr eigenes Handy - keine geteilten Geräte
- Funktioniert in jedem Browser, kein App-Download nötig
- Formulare können schon vor dem Studio-Besuch ausgefüllt werden
Automatische Datensynchronisation ins Profil
Wenn ein Kunde ein unterschriebenes Intake-Formular abschickt, fließen die strukturierten Daten direkt ins Kundenprofil. Allergien, Krankengeschichte, Vorerkrankungen, Notfallkontakte und Einwilligungspräferenzen werden aus digitalen Gesundheitscheck-Feldern extrahiert und als durchsuchbare Felder gespeichert - nicht in einem PDF vergraben, das nie wieder jemand öffnet.
- Allergien, Krankengeschichte und Vorerkrankungen synchronisieren ins Kundenprofil
- Notfallkontakte immer auf dem neuesten Stand
- Durchsuchbare strukturierte Daten statt vergrabener PDFs
E-Signaturen, direkt an deinen Kunden gesendet
Jede Unterschrift wird mit Zeitstempel, Geräte- und Browserdaten sowie der exakten Version des unterschriebenen Formulars erfasst - gestaltet zur Unterstützung von eIDAS- und ESIGN-Act-Anforderungen für elektronische Signaturen. In dem Moment, in dem ein Kunde unterschreibt, verschickt inkStar automatisch eine Kopie des ausgefüllten Formulars per E-Mail, damit niemand später danach fragen muss.
- Unterschriebene Kopie wird automatisch per E-Mail an den Kunden verschickt
- Zeitstempel, Gerät und Formularversion bei jeder Unterschrift erfasst
- Gestaltet zur Unterstützung von eIDAS- und ESIGN-Act-Anforderungen
Archiviert, verschlüsselt und leicht überprüfbar
Unterschriebene Formulare werden im Ruhezustand und bei der Übertragung verschlüsselt und so lange aufbewahrt, wie es deine gesetzlichen Pflichten verlangen. Viele Studios bewahren Einwilligungs- und Gesundheitsunterlagen aufgrund lokaler Verjährungsfristen mehrere Jahre auf, und inkStar löscht von sich aus nichts. Öffne jeden Nachweis später, um genau zu sehen, wer wann und von welchem Gerät aus unterschrieben hat.
- Aufbewahrungsfristen, die du selbst festlegst, passend zu deinen gesetzlichen Pflichten
- Nichts wird automatisch gelöscht - Nachweise bleiben erhalten, bis du sie entfernst
- Vollständige Metadaten auf Abruf: Unterschreiber, Zeitstempel, Gerät und Formularversion für jede Unterschrift
Überzeuge dich selbst vom Unterschied
Papier-Intake-Formulare sind ein Haftungsrisiko. Generische E-Signatur-Tools sind nicht für Studios gebaut. So schneidet inkStar bei Intake-Formularen, Einwilligungen und digitalen Waivern ab.
Intake-Formular-Felder
- Papier-Intake-Formulare
- Jedes Mal neu ausdrucken
- Generische E-Signatur
- Einfache Vorlagen verfügbar
- inkStar
- Block-Editor mit Intake- und digitalen Waiver-Feldern
Intake-Formulare pro Service
- Papier-Intake-Formulare
- Manuelles Sortieren von Hand
- Generische E-Signatur
- Keine Service-Verknüpfung
- inkStar
- Automatisch an Service-Typen angehängt
QR-Code-Unterschrift
- Papier-Intake-Formulare
- Nicht möglich
- Generische E-Signatur
- Nur E-Mail-Links
- inkStar
- Scannen, ausfüllen, auf jedem Handy unterschreiben
Datensync ins Profil
- Papier-Intake-Formulare
- Manuelle Dateneingabe
- Generische E-Signatur
- Keine Kundenprofil-Integration
- inkStar
- Automatische Synchronisation ins Kundenprofil
E-Signaturen & Kundenkopie
- Papier-Intake-Formulare
- Kugelschreiber, leicht anfechtbar
- Generische E-Signatur
- Rechtlich bindende E-Signaturen
- inkStar
- Rechtlich bindend, mit automatischer Kopie per E-Mail an den Kunden
Verschlüsselung, Aufbewahrung & Prüfprotokoll
- Papier-Intake-Formulare
- Aktenschränke, keine Zugangskontrolle oder Prüfung
- Generische E-Signatur
- Serverseitige Verschlüsselung, generische Aufbewahrung
- inkStar
- Ende-zu-Ende verschlüsselt, aufbewahrt passend zu deinen gesetzlichen Pflichten, vollständiges Prüfprotokoll
Gesundheitscheck-Felder
- Papier-Intake-Formulare
- Generische Druckformulare
- Generische E-Signatur
- Nicht branchenspezifisch
- inkStar
- Allergie-, Krankengeschichte- und Gesundheitscheck-Felder integriert
Studios, die auf digitale Intake-Formulare umgestiegen sind
Erfahre, wie echte Studio-Besitzer den Papierkram abgeschafft und ihr Business mit inkStars Intake-Formularen, Einwilligungen und digitalen Waivern geschützt haben.
Wir haben unseren Aktenschrank am ersten Tag entsorgt. Jedes Intake-Formular ist unterschrieben, gespeichert und in Sekunden auffindbar.
Früher haben wir vor jeder Sitzung 20 Minuten mit Formulare drucken, erklären und abheften verbracht. Jetzt scannen Kunden den QR-Code im Wartebereich, füllen ihre Intake-Formulare auf dem Handy aus, und wir haben eine saubere digitale Akte, bevor sie sich hinsetzen. Wir sparen mindestens 5 Stunden pro Woche an Verwaltungsaufwand.
Meine Kundinnen lieben es, Intake-Formulare auf ihrem Handy zu unterschreiben. Es wirkt professionell, und ich weiß, dass meine Formulare rechtlich standhalten.
Im PMU-Bereich ist der Einwilligungsprozess entscheidend - Kundinnen müssen die Risiken verstehen, ihre Krankengeschichte bestätigen und der Nachsorge zustimmen. Mit Papier kam die Hälfte der Formulare unvollständig zurück. Jetzt wird jedes Feld vor dem Absenden validiert, und ich habe eine mit Zeitstempel versehene E-Signatur für jede einzelne Kundin. So eine Sicherheit hatte ich vorher nie.
Intake und Einwilligungen für 6 Artists und über 200 Kunden pro Monat zu verwalten war Chaos. Jetzt läuft es von alleine.
Jeder Artist hat eigene Intake-Formular-Vorlagen, die seinen Services zugewiesen sind. Wenn ein Kunde online bucht, wird das richtige Formular automatisch angehängt. Bis der Kunde ankommt, ist alles bereits unterschrieben. Früher habe ich jeden Mittwochnachmittag mit dem Sortieren von Papierformularen verbracht. Diese Zeit ist komplett weg.
Häufig gestellte Fragen
Alles, was du über Intake-Formulare, digitale Tattoo-Einwilligungen, Gesundheitscheck-Felder, E-Signaturen und Kundenprofil-Sync mit inkStar wissen musst.
Ein Client Intake Form sammelt die Informationen, die ein Dienstleistungsunternehmen vor einem Termin braucht: Kontaktdaten, Service-Ziele, Präferenzen, Allergiefelder, Krankengeschichte-Felder, Einwilligung, digitale Waiver und Unterschriften. Für Tattoo-Studios und Beauty-Businesses kombiniert ein Intake-Formular oft Beratung, Gesundheitscheck-Felder und servicebezogene Einwilligung in einem mobilfreundlichen Ablauf.
Die meisten Intake-Formulare sollten Kundendaten, Terminziele, Service-Präferenzen, relevante Behandlungshistorie, Allergiefelder, Krankengeschichte-Felder, Gesundheitsfragen, Einwilligungstext, Waiver-Bestätigungen, Richtlinienbestätigungen und eine elektronische Unterschrift enthalten. Tattoo-Intake-Formulare können zusätzlich Stelle, Größe, Stil, Referenzbilder, Altersbestätigung, Nachsorgebestätigung und Bild-Einwilligung erfassen.
Ein Intake-Formular sammelt Kundendaten vor dem Termin. Ein Beratungsformular konzentriert sich auf Ziele, Präferenzen und Service-Planung. Ein Einwilligungsformular dokumentiert, dass der Kunde den Service versteht und zustimmt. Ein Waiver dokumentiert Risiko- oder Richtlinienbestätigungen. In inkStar kannst du diese Inhalte in einem digitalen Intake-Formular kombinieren oder als separate servicebezogene Formulare anlegen.
Mit inkStars Block-Editor baust du Tattoo-Studio Intake-Formulare von Grund auf mit Drag-and-Drop-Blöcken. Füge Textabschnitte, Checkboxen, Unterschriftsfelder, Datumsauswahl, Gesundheitscheck-Felder, Allergiefelder, Krankengeschichte-Felder, medizinische Fragebögen und digitale Tattoo-Einverständniserklärungen hinzu. Ordne Abschnitte um, prüfe die mobile Vorschau und speichere das Formular als wiederverwendbare Vorlage.
Ein Tattoo Client Intake Form sollte Identitätsdaten, Altersbestätigung, Tattoo-Stelle, Größe, Stil, Referenzbilder, Krankengeschichte-Felder, Allergiefelder, Hautzustand, Medikamentenangaben, Gesundheitscheck-Felder, Tattoo-Einwilligung, Haftungsausschluss, Nachsorgebestätigung, Bild-Einwilligung, Anzahlungs- oder Stornobestätigung und eine elektronische Unterschrift enthalten.
Ein Salon-Intake-Formular enthält normalerweise Kontaktdaten, gewünschten Service, Terminziele, Produkt- oder Behandlungshistorie, Allergien, Empfindlichkeiten, aktuellen Haut- oder Haarzustand, frühere chemische Behandlungen, Patch-Test-Nachweise, Einwilligung, Richtlinienbestätigung und eine elektronische Unterschrift. Beauty-Intake-Formulare können pro Service angepasst werden, etwa für Facial, Lashes, Waxing, PMU, Nägel oder Haarfarbe.
Jedes Intake-Formular hat einen einzigartigen QR-Code. Zeige ihn an deinem Tresen, drucke ihn für den Wartebereich oder füge ihn in Buchungsbestätigungs-E-Mails ein. Kunden scannen den Code mit ihrer Handykamera, füllen das Formular im Browser aus, ohne App-Download, und unterschreiben mit dem Finger. Das unterschriebene Intake-Formular wird sofort mit Termin und Kundenprofil verknüpft.
Nein. Nachdem ein Kunde ein Intake-Formular einmal ausgefüllt hat, verknüpft inkStar die Antworten mit dem Kundenprofil. Bei einer zukünftigen Buchung kann der Kunde bestätigen, dass Kontaktdaten, Allergiefelder, Krankengeschichte-Felder, Einwilligungspräferenzen und Waiver-Daten noch aktuell sind, und nur geänderte Details aktualisieren.
Ja. Sobald ein Kunde unterschreibt, verschickt inkStar automatisch eine Kopie des ausgefüllten Intake-Formulars per E-Mail, damit er einen eigenen Nachweis hat, ohne danach fragen zu müssen. Du kannst eine Kopie jederzeit auch erneut aus dem Vertrag heraus teilen.
Unterschriebene Formulare bleiben so lange erhalten, wie es deine gesetzlichen Pflichten verlangen. inkStar löscht nichts automatisch, und Aufbewahrungsfristen sind pro Studio konfigurierbar. Jeder unterschriebene Nachweis trägt außerdem eigene Metadaten - du kannst ihn später öffnen und siehst genau, wann und auf welchem Gerät er unterschrieben wurde.
inkStars E-Signaturen sind darauf ausgelegt, die Anforderungen der eIDAS-Verordnung in der EU und des ESIGN Act in den USA zu unterstützen. Jede Unterschrift wird mit Zeitstempel, IP-Adresse, Geräteinformationen und der exakten Version des unterschriebenen Intake-Formulars erfasst. Die finalen Waiver- und Einwilligungstexte solltest du trotzdem rechtlich prüfen lassen.
Still have questions? Chat with our team
